Cum să îți pregătești documentele înainte de a apela la un birou de traduceri
Atunci când ai nevoie de traducerea unor documente oficiale, pregătirea corectă a acestora înainte de a contacta un birou de traduceri poate face o diferență importantă atât în ceea ce privește timpul de procesare, cât și costul final.
Situațiile în care sunt necesare traduceri autorizate sau alte forme de traduceri oficiale sunt numeroase. De exemplu, persoanele care solicită un credit în România și obțin venituri din străinătate pot avea nevoie de traducerea documentelor care dovedesc veniturile. În alte situații, traducerile sunt necesare pentru înscrierea la o facultate din străinătate, pentru angajarea într-o altă țară, pentru echivalarea studiilor sau pentru depunerea unui dosar în fața unei instituții publice.
Indiferent de situație, câteva informații obținute înainte de a solicita oferta unui birou de traduceri pot simplifica întregul proces.
1. Află exact ce documente trebuie traduse
Primul pas și, probabil, unul dintre cele mai importante este să întrebi instituția la care urmează să depui dosarul ce documente trebuie traduse.
Evită să presupui că întregul dosar trebuie tradus.
De exemplu, pentru înscrierea la o universitate din străinătate pot fi solicitate diploma, foaia matricolă și certificatul de naștere, dar nu neapărat toate documentele pe care le ai la dispoziție. În cazul unui dosar de credit pentru o persoană care obține venituri din străinătate, banca poate solicita traducerea anumitor documente salariale, fără să fie necesară traducerea tuturor documentelor emise de angajator.
Înainte de a contacta un traducător autorizat sau un birou de traduceri, cere instituției o listă clară a documentelor necesare.
Traducerea strict a documentelor solicitate înseamnă mai puține pagini de tradus, un termen de realizare mai scurt și, implicit, costuri mai mici pentru traducere.
2. Clarifică ce înseamnă „traducere oficială”
Una dintre cele mai frecvente formulări întâlnite de clienți este solicitarea unei „traduceri oficiale”.
Problema este că această exprimare poate fi prea generală pentru a stabili exact serviciul de care ai nevoie.
În funcție de instituția la care urmează să depui documentele și de scopul acestora, poate fi necesară:
- o traducere autorizată, realizată și certificată de un traducător autorizat;
- o traducere autorizată și legalizată la notar;
- apostilarea documentului și, după caz, traducerea documentului împreună cu Apostila de la Haga;
- o altă procedură specifică solicitată de instituția din țara în care va fi utilizat documentul.
Regulile pot diferi de la o instituție la alta și de la o țară la alta. Din acest motiv, este recomandat să întrebi direct instituția care va primi documentele ce tip de traducere acceptă.
Nu este suficient să întrebi dacă documentele trebuie „traduse oficial”. Întrebarea utilă este:
Este suficientă traducerea autorizată sau este necesară și legalizarea notarială? Documentul trebuie apostilat?
Aceste informații sunt importante și pentru calcularea corectă a costului.
O traducere autorizată presupune un anumit proces, în timp ce legalizarea traducerii la notar implică servicii și operațiuni suplimentare: pregătirea documentelor, programarea la notar, deplasarea și taxele aferente serviciilor notariale.
Dacă este necesară și apostilarea, trebuie luate în calcul etapele suplimentare ale procedurii.
De aceea, clarificarea cerințelor înainte de începerea traducerii poate evita atât costuri inutile, cât și situația în care descoperi ulterior că documentul obținut nu este în forma solicitată de instituția destinatară.
3. Trimite documente clare și complete
Pentru numeroase solicitări de traduceri autorizate, documentele pot fi transmise inițial în format electronic. Acest lucru înseamnă că, în multe situații, clientul nu trebuie să se deplaseze la sediul biroului doar pentru a solicita o ofertă sau pentru ca traducătorul să poată începe evaluarea documentelor.
Calitatea documentelor transmise este însă foarte importantă.
Fotografiile neclare, realizate de la distanță, imaginile în care lipsesc marginile documentului, umbrele, reflexiile sau paginile fotografiate într-un unghi nepotrivit pot îngreuna citirea informațiilor.
Un document dificil de citit trebuie verificat suplimentar și poate genera întrebări către client. În anumite situații, poate fi necesară retransmiterea documentului, ceea ce prelungește inutil procesul.
PDF în locul fotografiilor trimise individual
Recomandarea noastră este ca, atunci când este posibil, documentele să fie scanate și transmise în format PDF, cu toate paginile complete, clare și în ordinea corectă.
Nu ai neapărat nevoie de un scanner.
Un telefon mobil poate fi suficient dacă folosești o aplicație pentru scanarea documentelor. O variantă gratuită este Adobe Scan, disponibilă pentru Android și iOS. Aplicația poate detecta marginile documentului, corecta perspectiva și transforma paginile fotografiate într-un fișier PDF clar și ușor de transmis.
Adobe Scan – informații și descărcare:
https://www.adobe.com/ro/acrobat/mobile/scanner-app.html
Înainte de a trimite fișierul către biroul de traduceri, verifică rapid dacă:
- documentul apare integral;
- textul este clar și poate fi mărit fără să devină ilizibil;
- nu există umbre sau reflexii peste informații;
- toate paginile sunt incluse;
- paginile sunt în ordinea corectă.
Câteva minute acordate pregătirii documentelor pot elimina schimburile inutile de e-mailuri și solicitările de retransmitere.
4. Nu lăsa traducerile pentru ultima zi
O altă situație pe care o întâlnim frecvent este solicitarea unei traduceri urgente, uneori cu doar câteva ore înainte de termenul-limită.
„Am programare mâine dimineață.”
„Mâine plec din țară.”
„Mâine este ultima zi în care pot depune dosarul.”
Sunt situații perfect reale, însă existența unei urgențe pentru client nu înseamnă automat că traducerea poate fi realizată în termenul respectiv.
Capacitatea de lucru a unui traducător este limitată. În funcție de complexitatea documentelor și de domeniul acestora, un traducător poate procesa, în medie, aproximativ 8 pagini pe zi. În plus, traducătorii lucrează de regulă simultan la proiecte pentru care au fost deja stabilite termene de predare.
Introducerea unui proiect urgent înaintea proiectelor deja programate poate determina întârzierea acestora.
Din acest motiv, chiar dacă un client este dispus să achite o taxă de urgență pentru traducere, preluarea imediată a proiectului poate fi, din punct de vedere practic, imposibilă.
Traducerea legalizată sau apostilată necesită și mai mult timp
Planificarea devine și mai importantă atunci când nu este suficientă traducerea autorizată și sunt necesare servicii suplimentare.
În cazul unei traduceri legalizate la notar, termenul nu mai depinde exclusiv de traducător sau de biroul de traduceri. Trebuie luată în calcul și disponibilitatea notarului public, precum și timpul necesar pregătirii și procesării documentelor.
În cazul documentelor pentru care este necesară și Apostila de la Haga, procesul poate include și alte etape care nu se află sub controlul traducătorului.
Prin urmare, este recomandat să nu calculezi termenul pornind doar de la timpul efectiv necesar traducerii textului.
Cum poți reduce timpul și costul unei traduceri?
Înainte de a solicita servicii de traducere, încearcă să ai răspunsul la patru întrebări simple:
1. Ce documente trebuie traduse?
Solicită instituției destinatare lista exactă.
2. Ce tip de traducere este necesar?
Clarifică dacă ai nevoie de traducere autorizată, traducere legalizată la notar sau de documente apostilate și traducerea acestora.
3. Sunt documentele clare și complete?
Trimite, de preferat, fișiere PDF lizibile și verifică dacă toate paginile sunt incluse.
4. Care este termenul-limită?
Contactează biroul de traduceri cât mai devreme, în special dacă documentele trebuie legalizate sau parcurg și alte proceduri.
Ai nevoie de servicii de traduceri în Timișoara?
O bună pregătire a documentelor înainte de a contacta un birou de traduceri din Timișoara poate reduce timpul necesar ofertării și procesării proiectului și poate evita costurile pentru servicii de care, în realitate, nu ai nevoie.
La Penini Translations, oferim servicii de traduceri pentru documente personale, educaționale, profesionale, financiare și juridice, inclusiv traduceri autorizate și traduceri legalizate, în funcție de cerințele documentelor și ale instituției destinatare.
Atunci când ne soliciți o ofertă, este util să ne transmiți documentele în format PDF și să menționezi limba în care trebuie realizată traducerea, tipul de traducere solicitat de instituție și termenul până la care ai nevoie de documente.
Astfel putem verifica solicitarea și îți putem comunica de la început costul și termenul estimat de finalizare.
Ne poți contacta prin următoarele canale:
email office@peniniglobal.com
telefon sau WhatsApp 0040735817 746
sau la biroul de traduceri Penini Translations din Timișoara
cu o programare telefonică în prealabil
